يعتبر المخزون جانب أساسي في أي عمل تجاري. ويمكن أن تساعد إدارته بشكل فعال في خفض النفقات وزيادة الإيرادات. حيث تعدّ إدارة المخزون ضرورية لتحقيق النجاح التنظيمي، لكن العديد من الشركات الصغيرة تفتقر إلى تقنيات الإدارة الفعالة للمخزون. فمنها شركات تتعرض لنقص المخزون، ما يمنعها من توفير ما يكفي من المنتجات لتلبية طلب العملاء. وهذا النقص في المعرض يدفع العملاء في كثير من الأحيان بعيدا، وأحيانا بشكل دائم، وأحيانا إلى شركة أخرى. وتساعد خطط الإدارة الفعالة على تحسين المخزون وزيادة الأرباح عبر جميع قنوات المبيعات.

ما هي إدارة المخزون؟

يعرف نشاط الشركات في تنظيم وتتبع حركة سلعها باسم إدارة المخزون. وتلجأ معظم الشركات إلى إدارة المخزون عن طريق تخصيص موظفين يقومون بذلك ضمن عملياتهم اليومية.

كما يدخل في إدارة المخزون، جرد وتقييم البضائع الغير مباعة مما يساعد على منع السرقات وتحديد العناصر المفقودة. في إدارة المخزون، يتم اعتماد تقنيات مختلفة، بما فيها الفيزيائية والمحاسبية.

أهمية إدارة المخزون

يعد نظام إدارة المخزون الفعال من الأمور الأساسية، بغض النظر عن مجال عملك ونطاقه. حيث يساعدك في تتبع جميع بضائعك وتحديد القيم الفعلية. بالإضافة إلى ذلك، تساعد الإدارة الفعالة للمخزون الشركات أيضا على إدارة التغير المفاجئ في حجم الطلب دون المساس برضا العملاء أو جودة المنتج.

تحليل المخزون من حيث تواريخ انتهاء الصلاحية

باعتبار أن هناك العديد من البضائع بتواريخ صلاحية محددة، يحتاج العمل إلى مراقبة المخزون المستقبلي الذي يقترب من انتهاء صلاحيته. فالمخزون منتهي الصلاحية قد يقلص بشكل كبير من ربحية الشركة.

• فأرقام اللوت وتواريخ انتهاء الصلاحية مفيدة بشكل خاص لاعتبارات التخطيط
• كما تساعدك تواريخ انتهاء صلاحية المنتجات والأدوية على تقييم المدة التي سيحافظ فيها المنتج على قوته وجودته ونقائه عند تخزينه وفقا لتعليمات الملصق.
• إذا كان المنتج يقترب من تاريخ انتهاء صلاحيته، فأعد ترتيب مخزونك لتقليل الخسائر قدر الإمكان.

التأثير السلبي لإدارة المخزون غير المنظمة

تشير إدارة المخزون غير المنظمة إلى الافتقار إلى البنية التحتية والإجراءات المناسبة للحفاظ على مستويات المخزون المثالية.

• كلما احتفظت بالمخزون لفترة أطول، زادت تكلفة عملياته وبنيته التحتية. وبدون إدارة وتحليلات فعالة للمخزون، قد تفرط الشركة في تخزين منتج ما، مما يقلل من التدفق النقدي ويزيد من خطر تخزين عناصر عفا عليها الزمن ولا فائدة من بقائها.
• الشركات التي تستخدم تتبع المخزون الثابت قد لا تلاحظ نفاذ المنتج نتيجة زيادة الطلب عليه فوق توقعاتهم الأولية. لكن الشركات التي تستخدم البيانات والإحصاءات في الوقت الفعلي، تستطيع تحديد متى يجب إعادة تخزين أو تعزز مستويات المخزون من السلع الشائعة.
• وفقا للأبحاث، قد تؤدي سوء إدارة المخزون إلى تأخر حصول العملاء على طلباتهم. علاوة على ذلك، غالبا ما تؤدي إدارة المخزون غير المنظمة إلى عدم اكتشاف الشركة لعدم توفّر النموذج الشكل المطلوب من المنتج. وبالتالي، يؤدي ذلك الارتباك إلى عدم رضا عملائك.

استراتيجيات إدارة المخزون والمشتريات الناجحة

اتباع نهج فعال في إدارة المخزون يفيد الشركات بشكل خاص ويجعله نقطة عمل مهمة. وفيما يلي أفضل 12 استراتيجية لإدارة المخزون والمشتريات.

العرض والطلب

يعتبر الحفاظ على مستويات المخزون ضمن الكميات المناسبة أمراً بالغ الأهمية. حيث يمكنك تحديد الكمية من خلال دراسة العرض والطلب. فأهم عامل هو سعادة العميل. والعملاء الذين يصدمون بإشعارات “نفاد المخزون” يكونون في غالب الأحيان أكثر ميلا للتحول إلى منافس. ولذلك، فمن الضروري تتبع ما هو موجود حاليا في المخزون وما يحتاج إلى إعادة تعبئة.

إدارة علاقات الموردين والبائعين

لا يمكن لأي شركة توقع النجاح دون مورديها. وبالتالي، من الأهمية بمكان الحفاظ على علاقات إيجابية معهم. وقد تكون هناك حالات ستحتاج فيها إلى الاتصال بالموردين مع طلبات عاجلة. وهنا تكون ردودهم السريعة و المواتية مهمة لحماية شركتك من التعرض لصعوبات لا تريد مواجهتها.

أنظمة الوقت الفعلي (JIT)

تقوم إدارة الوقت الفعلي للمخزون بمزامنة طلبات الموردين مع جداول التصنيع ذات الصلة. حيث يمكنك تحسين الكفاءة وتقليل الهالك عن طريق طلب ما تحتاجه، أو تطبيق نظام الوقت الفعلي (JIT). وتساعد أنظمة JIT على إبقاء المخزون في حدوده الدنيا؛ وبالتالي، تجنبك الاحتفاظ بمواد إضافية لديك تحسباً. بدلا من ذلك، تقوم بضع طلبات جديدة بنفس عدد العناصر التي قمت ببيعها سابقا.

الأقدم فالأقدم (FIFO)

تشير هذا الأسلوب كما هو اسمه (First in, First out). أن عناصر المنتج التي تدخل مستودعك أولاً، هي التي تخرج أولاً، وذلك باستخدام هذا النظام لمراقبة المخزون. حيث يمكن مقارنته بمبدأ “من يأتي أولاً، له الأولوية”، باستثناء أنه في هذه الحالة، تشير العبارة إلى عمر المنتج.

الحفاظ على مخزون أمان

يعتبر نفاد المخزون مشكلة يمكنك تجنبها مع مخزون الأمان. فوجود مخزون أمان كاف، يزيح عن كاهلك همّ الاعتماد على قدرة المورد على التسليم في الوقت المحدد، ويحميك من عزوف العملاء بسبب انخفاض مستويات المخزون. كما يساعدك مخزون الأمان على التغلب على المواقف الصعبة بانتظار وصول الدفعة التالية من المنتجات المطلوبة.

استخدام البيانات والتحليلات

مع التقدم التكنولوجي، بات امتلاك معلومات محدثة عن المنتج وتقديرات المبيعات أمراً يسيراً وفي متناول يدك. وبالاستفادة من هذه المعرفة الحاسمة، يمكنك تقدير طلب المستهلكين على المنتجات بدقة. وبالتالي، فالبيانات والتحليلات تقطع شوطا طويلا في مساعدة الشركات على ضبط مستويات المخزون استجابة لنشاط السوق الحالي.

فهم قاعدة المخزون 80/20

غالبا ما تكتشف الشركات أن 20% من المخزون يولد 80% من إجمالي الإيرادات. وبالتالي، من الأهمية بمكان أن يصل القسم الأكثر ربحية من المخزون إلى أقصى إمكاناته. فتركيز طاقتك على التخلص من الجزء الأقل قيمة والذي يحتل مساحة كبيرة ليس فكرة رائعة. بالإضافة إلى ذلك، من أجل منع التلف، يجب إدارة هذه العناصر بحذر، مما يسهل على عمال المتجر تحديد موقعها.

معرفة متى تستخدم تحليل (أ، ب، ج)

يمكن لإدارة المخزون وجرد المستودعات أن تستفيد من تحليل ABC. ينقسم مخزونك إلى ثلاث مجموعات بشكل عام. حسب الإيرادات، فإن الفئة (أ) تحتوي على 25% من المنتجات والتي تحقق أعلى إيرادات من مخزونك، والفئة (ج) تمثل 25% من المنتجات والتي تحقق أقل إيرادات، بينما تمثل الفئة ب باقي المنتجات في المخزون. ويمكن تطبيق هذا النهج على إدارة المخزون عن طريق الموازنة بين “السرعة” ب “الربحية”. فالمنتجات التي تباع أسرع قد تكون أو لا تكون الأكثر ربحية. حيث يمكنك تغيير استراتيجية الشراء وإعادة ملء المخزون لتحقيق وفورات من خلال صفقات الشراء بالجملة وتقنيات إدارة المخزون الأكثر كفاءة من خلال تحديد السلع التي يتم بيعها بشكل أسرع.

نموذج كمية الطلب الاقتصادي

وفقا لهذا النموذج، الذي يفترض أن استهلاك العملاء ثابت، فإن المخزونات ستنفد في النهاية بوتيرة محددة وتصل إلى الصفر. وهنا يأتي دور توقيت إعادة الطلب وفقا لخطة الإدارة بحيث يمنع نقص البضائع أو فائضها.

تتبع الطلبيات

يتضمن هذا التكتيك، الذي يشار إليه غالبا باسم تتبع الدفعات، متابعة تقدم المنتجات أثناء تحركها عبر سلسلة التوريد. وتتطلب هذه المراقبة استخدام أرقام الدفعات لتحقيق الكفاءة المثلى. بحيث تظهر المصدر والوجهة والكمية المرسلة وما إذا كان لديها تاريخ صلاحية ومتى ينتهي. يمكنك استخدام هذه المعلومات لإدارة المخزون بشكل أفضل وتحسين شبكات التوزيع.

تدقيق المخزون

يعد فحص المخزون فيزيائياً بدلا من الاعتماد فقط على نتائج البرامج الخطوة الأولى في عملية تدقيق المخزون. ويمكن إجراء التدقيق إما من قبل شركتك بمفردها أو بمساعدة من طرف ثالث. وتقوم عملية التدقيق الكامل بفحص مؤشرات الأداء، مثل نسبة دوران المخزون ونفقات المخزون مقارنة بالبيانات التاريخية.

فكر في الاستثمار في برامج لإدارة المخزون

قد يؤدي برنامج إدارة المخزون المناسب العديد من المهام، بما في ذلك جمع المعلومات تلقائيا من التسليمات، ومراقبة مستويات المخزون، وتنبيه المستخدمين إلى تغييرات التسعير. توفر لك هذه المهام التلقائية الراحة والتقليل من الاعتماد على جداول البيانات، مما يسمح لك بالتركيز على الوظائف الأساسية للأعمال.

الملخص

كل منظمة لديها طريقتها الفريدة لتطوير أفضل خطة لإدارة المخزون. لكن هناك العديد من الأمور التي يجب مراعاتها عند بناء استراتيجية لإدارة المخزون. فعند التنفيذ، يمكنك الاعتماد على نظام إدارة المخزون لتبسيط وأتمتة عملياتك. فالهدف النهائي لأي عمل تجاري هو إبقاء المستهلكين سعداء – وهي مهمة يمكن أن تساعدك إدارة المخزون الفعالة في تحقيقها.